Privacy Policy



YaWorks & Privacy
YaWorks Capital B.V., waaronder ook haar dochter- en zusterondernemingen vallen, (hierna: “YaWorks”), is een snelgroeiende IT-dienstverlener met unieke kennis op de gebieden van IT-infrastructuur en security.

YaWorks neemt bij alles wat we doen de omgang met en bescherming van persoonsgegevens uiterst serieus. Natuurlijk leven we de wet- en regelgeving omtrent deze gegevens na. YaWorks is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals in deze privacy policy beschreven. Deze privacy policy is van toepassing op werknemers, (aanstaande) kandidaten, vertegenwoordigers van zakelijke relaties en gebruikers van de website van YaWorks. In deze policy staat beschreven wat persoonsgegevens zijn, waarom wij deze gegevens gebruiken, staat het doel van dit gebruik beschreven en wordt uitgelegd op welke manier dit gebeurt. Ook wordt toegelicht welke rechten betrokkenen hebben, en hoe deze in hun werk gaan.

Wij zijn te allen tijde bereikbaar voor vragen omtrent deze privacy policy. Je kunt ons bereiken op e-mailadres avg@yaworks.com of telefonisch op +31 20 664 64 51.

Welke persoonsgegevens verwerkt YaWorks?
Persoonsgegevens bestaan uit informatie die direct iets zegt over één persoon en herleidbaar is naar die specifieke persoon. YaWorks verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • IBAN-nummer
  • IP-adres
  • Kopie ID-bewijs
  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
  • Gegevens over jouw activiteiten op onze website


Welke bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verwerkt YaWorks?
Bijzondere gegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dat in het kader van de arbeidsovereenkomst is toegestaan. We zullen nooit bijzondere gegevens anders dan van eigen medewerkers verwerken. Indien YaWorks bijzondere gegevens verwerkt, zijn dat de volgende:

  • Gezondheid
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Ras (alleen op basis van pasfoto)


Events

Yaworks organiseert met enige regelmaat events in- en outdoor, waarbij zowel medewerkers als relaties aanwezig zijn. Tijdens dergelijke events worden ook foto’s en/of videobeelden gemaakt die vervolgens op de website van Yaworks en via social media worden verspreid met als doel om verslag te doen van die events. Voor zover de betreffende beelden zijn aan te merken als persoonsgegevens, zijn wij van oordeel dat we voor het publiceren daarvan (gecombineerd met kort een verslag van het betreffende event) een gerechtvaardigd belang hebben. Indien en voor zover betrokkenen dat bezwaarlijk vinden, dan kunnen ze dat voorafgaand aan, tijdens of direct na afloop van het event kenbaar maken, en dan zullen we daar uiteraard rekening mee houden.


Met welk doel verwerkt YaWorks persoonsgegevens? Nog aanvullen
YaWorks verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het uitvoeren van onze projecten en diensten.
  • Het afhandelen van betalingen;
  • Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder en andere marketing- en communicatiemiddelen;
  • Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • Je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken;
  • Om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst met onze medewerkers en voor de bijbehorende werving en selectie;
  • YaWorks analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren;
  • YaWorks verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.


Op basis van welke grondslag verwerkt YaWorks persoonsgegevens?
YaWorks verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

  • Op basis van een wettelijke verplichting; en/of
  • Ter uitvoering van een overeenkomst die wij met je hebben of met het bedrijf waar je contactpersoon bent; en/of
  • Op basis van een gerechtvaardigd belang; of
  • Op basis van jouw toestemming.


Geautomatiseerde besluitvorming

YaWorks neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van YaWorks) tussen zit.

Hoe lang bewaart YaWorks persoonsgegevens?
YaWorks bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Categorie Bewaartermijn

Sollicitatiebrieven en -formulieren, en correspondentie omtrent de sollicitatie. 4 weken (tenzij er een arbeidsovereenkomst tot stand komt)
- Personeelsdossiers van onze medewerkers, arbeidsovereenkomsten (en wijzigingen). Hieronder vallen ook promoties en verslagen van functioneringsgesprekken.
- Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen.
- Afspraken over het salaris en arbeidsvoorwaarden.
- NAW-gegevens van medewerkers.
Tot 2 jaar na einde dienstverband of zoveel langer indien wettelijk verplicht.
Persoonsgegevens van kandidaten die niet voor YaWorks werkzaam zijn of zijn geweest maar wel blijk hebben gegeven van hun interesse in YaWorks. 2 jaar na de datum van opname van de persoonsgegevens in de administratie van YaWorks.
Onze financiële administratie 7 jaar


Met wie deelt YaWorks persoonsgegevens?

Binnen YaWorks

YaWorks deelt persoonsgegevens binnen onze organisatie alleen met medewerkers waarvoor het noodzakelijk is te beschikken over deze gegevens ten behoeve van het uitvoeren van hun functie. Uiteraard is iedereen binnen de organisatie onderworpen aan geheimhouding.

Buiten YaWorks
YaWorks deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. YaWorks blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt YaWorks jouw persoonsgegevens aan andere derden:

  • Opdrachtgevers van YaWorks
    YaWorks deelt persoonsgegevens van medewerkers en kandidaten met opdrachtgevers bij een (mogelijke) inzet. Bij het voorstellen van medewerkers en kandidaten bij (mogelijke) opdrachtgevers gebruiken we een YaWorks-cv, met daarin gegevens die betrokkenen hebben verstrekt aan YaWorks met dit doel.
  • Verwerkers en verantwoordelijke partijen
    YaWorks werkt samen met leveranciers die, ten behoeve van YaWorks, persoonsgegevens verwerken. Voordat deze leveranciers worden ingeschakeld, beoordelen wij de beveiligingsmaatregelen die zij hebben getroffen en zien wij toe op de naleving van de privacyregelgeving.

Mocht er een verzoek om persoonsgegevens vanuit politie of justitie komen, dan zal YaWorks die alleen verstrekken als er een wettelijke verplichting bestaat.

Welke rechten hebben betrokkenen?
YaWorks respecteert altijd de rechten van betrokkenen, omtrent de persoonsgegevens. Op sommige rechten kunnen betrokkenen altijd een beroep doen, terwijl op andere dit alleen onder bepaalde voorwaarden mogelijk is. YaWorks kan bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als we wettelijk verplicht zijn deze gegevens voor een langere termijn te bewaren.

Betrokkenen hebben de volgende rechten:

  • Inzage. Je kunt je eigen persoonsgegevens inzien of een kopie opvragen bij YaWorks. Deze ontvang je dan in elektronische vorm.
  • Correctie. Je kunt incomplete of incorrecte persoonsgegevens wijzigen.
  • Verwijdering. Je hebt het recht te vragen of YaWorks je gegevens verwijdert. Dit verzoek wordt ingewilligd, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren of zwaarwegende belangen hebben.
  • Terugtrekken van toestemming. Je hebt altijd het recht om je gegeven toestemming tot verwerken van persoonsgegevens in te trekken.
  • Overdracht van gegevens. Je hebt het recht YaWorks te verzoeken persoonsgegevens bij een andere verwerkingsverantwoordelijke te verwerken.
  • Bezwaar. Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door YaWorks of een andere verwerkingsverantwoordelijke, als je daar gegronde bezwaren voor hebt.

De voorgenoemde rechten hebben betrokkenen alleen ten aanzien van de eigen persoonsgegevens. De rechten kunnen niet voor persoonsgegevens van anderen worden uitgeoefend. YaWorks behoudt zich daarom het recht aan betrokkenen om identificatie te vragen.

Om gebruik te maken van deze rechten kun je altijd contact opnemen met YaWorks via avg@yaworks.com of +31 20 664 64 51. Wij zullen dat binnen 10 werkdagen contact met je opnemen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Het is tevens mogelijk, als je het idee hebt dat wij ons niet aan de AVG houden, een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe beveiligt YaWorks persoonsgegevens?
YaWorks neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via e-mailadres avg@yaworks.com of telefonisch op +31 20 664 64 51.

Welke cookies gebruikt YaWorks?
Cookies zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op jouw computer. Cookies maken het mogelijk om een website goed te laten werken en inzicht te krijgen in het bezoekgedrag op de website. Met deze informatie kunnen de webdiensten en jouw gebruikerservaring van een website worden verbeterd. Cookies brengen de veiligheid van je computer niet in gevaar. Meer informatie over ons cookiebeleid is hier te vinden.

Melding van (mogelijke) inbreuk op de beveiliging
Mocht je het idee hebben dat er een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens plaatsvindt, dan waarderen we het heel erg als je zo snel mogelijk contact met ons opneemt via avg@yaworks.com, met als onderwerp ‘Inbreuk op de beveiliging’.

Vragen?
Misschien zijn er wel vragen bij je ontstaan naar aanleiding van deze privacy policy. Wij staan voor je klaar deze te beantwoorden. Je kunt je altijd wenden tot het YaWorks hoofdkantoor in Amsterdam:

YaWorks Capital B.V.
Sijsjesbergweg 44
1105AL Amsterdam
+31 20 664 64 51

Ook zijn wij bereikbaar op e-mailadres avg@yaworks.com of telefonisch op +31 20 664 64 51.

Privacy Policy YaWorks, versie 2.0, juni 2019

Meer weten?

Duik dieper in de wereld van YaWorks